Karimahaus (di seguito «io» o «noi») gestisce un negozio esclusivamente online. La presente Informativa GDPR descrive come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e proteggiamo i dati personali forniti durante la consultazione del sito, l’acquisto dei prodotti, il pagamento, la consegna e le comunicazioni con il servizio clienti.
Noi determiniamo le finalità e le modalità essenziali del trattamento dei dati personali effettuato attraverso il sito e operiamo come titolare del trattamento.
1. Ambito di applicazione dell’Informativa GDPR
La presente Informativa GDPR si applica ai dati personali trattati quando l’utente:
Consulta il nostro negozio online.
Visualizza le pagine dei prodotti.
Inserisce prodotti nel carrello.
Effettua e paga un ordine.
Fornisce i dati necessari alla fatturazione e alla consegna.
Consulta lo stato di un ordine o di una spedizione.
Presenta una richiesta di annullamento.
Richiede un reso, un cambio o un rimborso.
Comunica con il servizio clienti.
Esercita uno dei propri diritti relativi ai dati personali.
Esprime o modifica le preferenze relative ai cookie.
Si iscrive volontariamente alla newsletter.
Trattiamo esclusivamente i dati adeguati, pertinenti e necessari rispetto alle finalità descritte nella presente informativa.
L’utente è responsabile dell’esattezza dei dati forniti. Quando le informazioni associate a un ordine cambiano, l’utente deve comunicarci la modifica senza ritardo, soprattutto se riguarda il destinatario, l’indirizzo di consegna o i recapiti utilizzati per gli aggiornamenti dell’ordine.
2. Categorie di dati personali trattati
In base alle attività svolte sul sito, possiamo trattare le seguenti categorie di dati:
Nome e cognome.
Indirizzo di fatturazione.
Indirizzo di consegna.
Comune, provincia e codice postale.
Indirizzo e-mail.
Numero di telefono [opzionale].
Numero e data dell’ordine.
Prodotti acquistati.
Importo pagato.
Data ed esito del pagamento.
Riferimento necessario per collegare il pagamento all’ordine.
Informazioni relative alla spedizione e alla consegna.
Codice di tracciamento.
Informazioni relative ad annullamenti, resi, cambi e rimborsi.
Fotografie o video inviati per documentare un problema.
Contenuto delle comunicazioni con il servizio clienti.
Preferenze relative ai cookie.
Consensi espressi e relative modifiche.
Informazioni tecniche relative all’utilizzo e alla sicurezza del sito.
Le informazioni tecniche possono comprendere:
Indirizzo IP.
Data e ora di accesso.
Pagine consultate.
Tipo di dispositivo.
Sistema operativo.
Tipo e versione del programma utilizzato per la navigazione.
Operazioni effettuate nel carrello.
Errori tecnici verificatisi durante l’utilizzo del sito.
Informazioni necessarie per rilevare accessi o operazioni irregolari.
Non chiediamo dati personali non pertinenti rispetto all’acquisto, alla consegna, all’assistenza richiesta o agli obblighi connessi alla gestione dell’ordine.
3. Modalità di raccolta dei dati
I dati possono essere raccolti quando l’utente li fornisce direttamente attraverso:
La procedura di acquisto.
I campi di fatturazione e consegna.
Le comunicazioni inviate tramite e-mail.
Le richieste presentate telefonicamente.
La procedura di tracciamento degli ordini.
Le richieste di annullamento, reso, cambio o rimborso.
Gli strumenti di gestione delle preferenze relative ai cookie.
Le richieste di esercizio dei diritti.
Alcune informazioni tecniche vengono raccolte automaticamente durante la consultazione del sito, nella misura necessaria per permetterne il funzionamento, mantenere il carrello, proteggere le operazioni e individuare eventuali errori.
Quando i dati vengono raccolti per una finalità facoltativa basata sul consenso, l’utente riceve informazioni specifiche prima di effettuare la propria scelta.
4. Finalità e basi del trattamento
Trattiamo i dati personali soltanto quando esiste una base adeguata rispetto alla finalità perseguita.
Le principali basi del trattamento sono le seguenti:
Esecuzione del contratto.
Consenso espresso dall’utente.
Adempimento di obblighi applicabili.
Legittimo interesse.
Esecuzione del contratto
Trattiamo i dati necessari per:
Registrare e confermare un ordine.
Verificare il pagamento.
Preparare il prodotto.
Organizzare la spedizione e la consegna.
Comunicare aggiornamenti relativi all’ordine.
Consentire il tracciamento della spedizione.
Gestire richieste di annullamento.
Gestire resi, cambi e rimborsi.
Fornire assistenza relativa all’acquisto.
Senza i dati indispensabili per queste operazioni, potremmo non essere in grado di accettare l’ordine, completare la consegna o fornire il servizio richiesto.
Consenso espresso
Utilizziamo il consenso quando il trattamento è facoltativo e non è necessario per completare l’acquisto o fornire un servizio richiesto.
Il consenso può essere utilizzato per:
Iscrizione volontaria alla newsletter.
Invio di comunicazioni informative richieste.
Attivazione di cookie non tecnici.
Trattamenti facoltativi chiaramente descritti prima della scelta.
Il consenso deve essere libero, specifico, informato e manifestato attraverso un’azione positiva. La mancata selezione di una casella, l’inattività o la semplice consultazione del sito non vengono considerate automaticamente come consenso.
Adempimento di obblighi
Possiamo trattare e conservare i dati necessari per:
Gestire la documentazione fiscale.
Registrare le operazioni contabili.
Documentare pagamenti e rimborsi.
Rispondere a richieste provenienti dai soggetti competenti.
Conservare le informazioni richieste per verifiche amministrative.
Accertare, esercitare o tutelare un diritto.
Legittimo interesse
Possiamo trattare dati personali quando il trattamento è necessario per perseguire un nostro interesse legittimo, purché tale interesse non prevalga sui diritti dell’utente.
Le finalità possono comprendere:
Protezione del sito.
Prevenzione e individuazione delle frodi.
Verifica di pagamenti irregolari.
Risoluzione di problemi tecnici.
Miglioramento del funzionamento del percorso di acquisto.
Prevenzione dell’utilizzo improprio dei servizi.
Tutela dei nostri diritti.
Gestione e documentazione delle contestazioni.
Prima di utilizzare il legittimo interesse, valutiamo la necessità del trattamento, il tipo di dati coinvolti, le aspettative ragionevoli dell’utente e il possibile impatto sui suoi diritti.
5. Cookie e Politica sui cookie
Il sito utilizza cookie tecnici necessari per consentire il caricamento delle pagine, mantenere il carrello, proteggere le operazioni, registrare le preferenze richieste e completare un ordine.
I cookie tecnici possono essere utilizzati senza consenso preventivo quando sono indispensabili per fornire una funzione richiesta dall’utente. Il loro utilizzo viene comunque descritto in modo trasparente.
I cookie non tecnici restano disattivati fino a quando l’utente non esprime una scelta valida mediante il pannello dedicato.
L’utente può:
Accettare i cookie non tecnici.
Rifiutare i cookie non tecnici.
Selezionare singole categorie.
Modificare successivamente la propria scelta.
Revocare un consenso già espresso.
Il rifiuto dei cookie non necessari non impedisce di consultare il sito o completare un acquisto. Potrebbero non essere disponibili soltanto le funzioni facoltative collegate alla categoria rifiutata.
Le categorie effettivamente utilizzate, le relative finalità, i soggetti che le gestiscono e la durata prevista sono descritti nella Politica sui cookie.
6. Comunicazione dei dati e destinatari
I dati personali possono essere comunicati soltanto nella misura necessaria allo svolgimento delle attività richieste.
Le categorie di destinatari possono comprendere:
Soggetti incaricati dell’elaborazione dei pagamenti.
Vettori incaricati della spedizione e della consegna.
Fornitori dell’infrastruttura tecnica del negozio online.
Fornitori dei servizi di sicurezza e manutenzione.
Soggetti incaricati dell’invio delle comunicazioni operative.
Consulenti contabili, fiscali o professionali.
Soggetti incaricati della prevenzione delle frodi.
Soggetti competenti quando la comunicazione è necessaria per adempiere a un obbligo applicabile.
A ciascun destinatario vengono comunicati soltanto i dati necessari alla funzione assegnata.
I soggetti che trattano dati per nostro conto devono:
Seguire istruzioni definite.
Utilizzare i dati esclusivamente per le attività assegnate.
Adottare misure adeguate di protezione.
Limitare l’accesso alle persone autorizzate.
Eliminare o restituire i dati quando non sono più necessari.
Non vendiamo i dati personali degli utenti.
7. Conservazione dei dati personali
I dati personali vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti.
Applichiamo i seguenti criteri:
I dati dell’ordine vengono conservati per il tempo necessario a gestire il pagamento, la preparazione, la consegna e l’assistenza successiva.
I dati relativi a resi, cambi, rimborsi e contestazioni vengono conservati fino alla conclusione della pratica e per il periodo necessario a documentarne la gestione.
I dati fiscali e contabili vengono conservati per il periodo richiesto dagli obblighi applicabili.
Le comunicazioni con il servizio clienti vengono conservate fino alla conclusione della richiesta e, quando necessario, per documentare le attività svolte.
I dati utilizzati per prevenire frodi vengono conservati per un periodo proporzionato alle verifiche necessarie.
I dati trattati sulla base del consenso vengono conservati fino alla revoca o fino a quando non risultano più necessari per la finalità dichiarata.
Le preferenze relative ai cookie vengono conservate per applicare e documentare la scelta effettuata.
Le richieste relative ai diritti vengono conservate per il periodo necessario a dimostrare la loro corretta gestione.
Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono eliminati o resi non riconducibili all’utente, salvo che sia ancora necessario conservarli per completare una richiesta, adempiere a un obbligo o tutelare un diritto.
8. Protezione e sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al tipo di dati trattati e ai rischi connessi alle operazioni svolte.
Le misure applicate possono comprendere:
Limitazione dell’accesso ai dati.
Utilizzo di credenziali individuali.
Protezione delle comunicazioni.
Controllo degli accessi irregolari.
Conservazione protetta delle informazioni.
Verifica degli errori tecnici.
Registrazione delle operazioni necessarie alla sicurezza.
Aggiornamento delle misure di protezione.
Procedure per gestire eventuali incidenti.
Limitazione della quantità di dati raccolti.
L’accesso ai dati è consentito soltanto alle persone che ne hanno necessità per svolgere le attività assegnate.
L’utente deve proteggere i dispositivi e i recapiti utilizzati per effettuare ordini, evitando di comunicare a persone non autorizzate informazioni relative ai pagamenti, agli ordini o alle richieste presentate.
Nessun sistema può eliminare completamente ogni rischio. Per questo motivo, verifichiamo periodicamente le misure applicate e le aggiorniamo quando necessario.
9. Diritti dell’utente
L’utente può esercitare i diritti relativi ai dati personali trattati.
In particolare, può richiedere:
Conferma dell’esistenza di un trattamento.
Accesso ai propri dati personali.
Copia dei dati disponibili.
Informazioni sulle finalità del trattamento.
Informazioni sulle categorie di dati trattati.
Informazioni sulle categorie di destinatari.
Correzione dei dati inesatti.
Completamento dei dati incompleti.
Aggiornamento dei recapiti.
Cancellazione dei dati quando ricorrono le condizioni applicabili.
Limitazione temporanea del trattamento.
Opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse.
Ricezione dei dati in un formato strutturato e leggibile quando il diritto alla portabilità è applicabile.
Trasmissione dei dati a un altro titolare quando tecnicamente possibile e quando ricorrono le condizioni applicabili.
Revoca del consenso precedentemente espresso.
Interruzione delle comunicazioni basate sul consenso.
Informazioni sul periodo di conservazione o sui criteri utilizzati per determinarlo.
La cancellazione può non essere possibile quando i dati sono ancora necessari per:
Completare un ordine.
Gestire una consegna.
Elaborare un reso, un cambio o un rimborso.
Concludere una richiesta del servizio clienti.
Adempiere a obblighi fiscali o contabili.
Prevenire o verificare una frode.
Accertare, esercitare o tutelare un diritto.
Quando viene richiesta la rettifica dei dati relativi a un ordine già spedito, l’effettiva modifica dipende dallo stato della consegna e dalle possibilità operative del vettore.
10. Revoca del consenso opposizione e limitazione
L’utente può revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente espresso.
La revoca:
Deve poter essere effettuata con modalità semplici.
Produce effetti sui trattamenti futuri basati sul consenso.
Non compromette la validità del trattamento effettuato prima della revoca.
Non impedisce i trattamenti necessari all’esecuzione di un ordine.
Non elimina gli obblighi di conservazione ancora applicabili.
Quando il trattamento si basa sul legittimo interesse, l’utente può presentare opposizione indicando i motivi connessi alla propria situazione.
Dopo aver ricevuto l’opposizione, interromperemo il trattamento interessato, salvo che esistano motivi prevalenti che ne richiedano la prosecuzione oppure che i dati siano necessari per accertare, esercitare o tutelare un diritto.
L’utente può richiedere la limitazione del trattamento quando:
Contesta l’esattezza dei dati.
Ritiene che il trattamento non sia corretto.
Noi non abbiamo più bisogno dei dati, ma l’utente ne richiede la conservazione per tutelare un diritto.
È stata presentata opposizione ed è ancora in corso la relativa verifica.
Durante la limitazione, i dati vengono conservati ma non utilizzati per altre finalità, salvo consenso dell’utente o necessità di tutelare un diritto.
11. Presentazione e gestione delle richieste
Per esercitare un diritto, l’utente deve indicare con chiarezza:
Nome e cognome.
Recapito utilizzato per l’ordine.
Numero dell’ordine, quando la richiesta riguarda un acquisto.
Diritto che intende esercitare.
Dati o attività interessati dalla richiesta.
Informazioni necessarie per identificare correttamente la pratica.
Per proteggere i dati personali, possiamo richiedere ulteriori informazioni ragionevolmente necessarie per verificare l’identità del richiedente. Non chiederemo informazioni eccedenti rispetto a tale finalità.
Le richieste vengono gestite senza ingiustificato ritardo e, in linea generale, entro un mese dal ricevimento.
Quando una richiesta è particolarmente complessa o quando vengono presentate numerose richieste, il periodo può essere esteso per un massimo di altri due mesi. In tale situazione informeremo l’utente entro il primo mese, indicando il motivo dell’estensione.
L’esercizio dei diritti è normalmente gratuito. Quando una richiesta risulta manifestamente infondata, eccessiva o ripetitiva, possiamo richiedere un contributo proporzionato ai costi amministrativi oppure motivare l’impossibilità di procedere.
Se non possiamo accogliere una richiesta, comunicheremo le ragioni della decisione e le possibilità disponibili per tutelare i diritti dell’utente.
12. Reclamo al Garante per la protezione dei dati personali
L’utente che ritiene che il trattamento dei propri dati non sia stato gestito correttamente può contattarci per richiedere chiarimenti o una verifica.
L’utente conserva inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
La presentazione di un reclamo non impedisce all’utente di utilizzare gli altri strumenti disponibili per tutelare i propri diritti.
Prima di presentare un reclamo, l’utente può inviarci una richiesta descrivendo:
Il trattamento contestato.
I dati interessati.
La richiesta precedentemente presentata.
La risposta ricevuta, se disponibile.
Il risultato che intende ottenere.
Esamineremo le informazioni ricevute e risponderemo secondo i tempi indicati nella presente Informativa GDPR.
13. Politica sulla riservatezza e aggiornamenti
Informazioni complementari sulle categorie di dati raccolti, sulle finalità di utilizzo, sui destinatari e sulle modalità di conservazione sono disponibili nella Politica sulla riservatezza.
La presente Informativa GDPR può essere aggiornata quando cambiano:
Le attività di trattamento.
Le categorie di dati utilizzate.
Le finalità del trattamento.
I destinatari coinvolti.
I criteri di conservazione.
Le modalità di esercizio dei diritti.
Le misure adottate per proteggere i dati.
La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina.
Quando una modifica riguarda un trattamento basato sul consenso, il consenso già espresso non viene automaticamente esteso a una finalità diversa. Quando necessario, verrà richiesta una nuova scelta prima di iniziare il nuovo trattamento.
La consultazione periodica di questa pagina consente all’utente di conoscere la versione attualmente applicata.
14. Contattaci
Indirizzo di contatto: 8-16 AZA GOUURA YAMATOCHO MABIKI, ICHINOMIYA, AICHI, 491-0931, GIAPPONE
Telefono del servizio clienti: +81 (801) 225 02 60
E-mail del servizio clienti: getstarted@karimahaus.com
Orari del servizio online: Dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:00 alle 18:00 (ora dell’Europa centrale, CET)
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